7 Tips Menyelenggarakan Konferensi Internasional agar Sukses

Sangat penting bagi Anda untuk mengetahui bagaimana tips menyelenggarakan konferensi internasional. 

Acara seperti ini tentu saja sangat penting dan harus dilaksanakan sebaik mungkin.

Jangan sampai nanti ketika acara berlangsung, justru ada gangguan atau masalah-masalah yang bisa membuat reputasi Anda hancur. 

Apalagi jika Anda membawa nama brand atau instansi, acara gagal sama artinya dengan menghancurkan brand.

Tentu Anda tidak ingin seperti itu bukan? Maka dari itu, Anda perlu melakukan persiapan dan pelaksanaan yang benar-benar terencana dengan matang.

Tips Menyelenggarakan Konferensi Internasional Supaya Sukses

Konferensi internasional adalah pertemuan formal antara orang-orang dari berbagai negara yang diadakan untuk mendiskusikan topik tertentu, bertukar ide, atau memperluas jaringan profesional.

Berikut ini beberapa tips yang bisa Anda lakukan agar konferensi internasional yang diselenggarakan bisa sukses.

1. Menentukan Tema dan Target Audiens

Sebelum Anda mengadakan konferensi internasional, tentukan terlebih dahulu tema acara. 

Pastikan pemilihan tema ini juga disesuaikan dengan target audiens dan relevan dengan industri global.

Jangan sampai Anda salah dalam memilih tema yang tidak relevan karena bisa membuat acara tersebut menjadi sepi. Kalau sudah begini, tentu Anda yang rugi sendiri.

Menentukan tema yang tepat adalah kunci untuk menarik minat pembicara dan peserta dari berbagai negara. 

Untuk tema, sebaiknya menggabungkan isu global terkini dengan solusi praktis atau masa depan.

2. Menyusun Divisi atau Komite

Setelah menentukan tema, tentunya Anda harus menyusun daftar divisi atau komite yang nantinya akan membantu mengurus acara. 

Karena sifatnya internasional, maka tidak mungkin jika Anda harus mengurusnya sendiri.

Bentuk divisi seperti divisi operasional, divisi marketing, divisi IT, divisi program, dan divisi-divisi lain yang memang diperlukan. Dalam memilih orang di masing-masing divisi ini juga tidak boleh asal-asalan.

Anda harus menempatkan orang di divisi yang sesuai keahlian dan pengalamannya agar masing-masing lebih mudah dalam melakukan pekerjaannya.

3. Memilih Lokasi yang Tepat

Tips menyelenggarakan konferensi internasional selanjutnya yaitu memilih lokasi yang tepat. 

Setidaknya ada 3 hal yang harus Anda pertimbangkan terlebih dahulu sebelum memilih lokasi acara.

Pertama, pastikan lokasi tersebut berada di tempat yang sangat strategis terutama di kota yang memiliki bandara internasional. 

Adanya bandara internasional tentu akan mempermudah perjalanan tamu dari luar negeri.

Kedua, akan lebih baik jika di lokasi tersebut memiliki koneksi internet yang lancar. Terutama jika konferensi tersebut memerlukan banyak siaran langsung.

Ketiga, adanya ketersediaan transportasi lokal. Pastikan tersedia opsi transportasi publik yang ramah bagi warga asing seperti kereta api dan taksi agar mereka semakin mudah menuju ke lokasi acara.

4. Integrasikan Teknologi dan Fasilitas Multi-Bahasa

Karena acara ini pasti melibatkan orang-orang dari luar negeri, maka sangat penting bagi Anda untuk melakukan integrasi teknologi dan fasilitas multi-bahasa dalam konferensi internasional melalui sistem interpretasi.

Integrasi ini harus dilakukan untuk memastikan kelancaran bahasa selama acara. Ingat, dalam konferensi internasional itu jeda waktu sangatlah krusial sehingga adanya sistem interpretasi membuat peserta bisa mendengar terjemahan secara real time saat pembicara sedang berbicara.

Dalam konferensi internasional, standar yang digunakan adalah SIS (Simultaneous Interpretation System). 

Sistem ini memungkinkan peserta dari berbagai negara memahami materi secara langsung tanpa perlu menghentikan pembicara setiap beberapa kalimat.

Pastikan Anda sudah menyiapkan sistem tersebut dengan sebaik mungkin sebelum mengadakan acara konferensi internasional.

5. Memilih Pembicara yang Tepat

Tips mengadakan konferensi internasional yang sukses seperti G20 Summit Welcoming juga harus memperhatikan aspek pembicara atau keynote speakers. Jangan hanya memilih pembicara dari nama besar saja.

Cari pembicara yang memang bisa menyampaikan materi secara menarik dan memiliki jaringan luas. Karena bagaimanapun kualitas pembicara adalah magnet utama bagi peserta.

Kalau pembicaranya membosankan atau tidak menarik, peserta kemungkinan besar akan pergi dari acara lebih cepat. 

Sedangkan pembicara yang bisa menyampaikan materi menarik pasti membuat peserta cepat pulang.

6. Perhatikan Detail Logistik dan Perizinan Internasional

Jangan samakan kebutuhan logistik untuk tamu mancanegara dengan tamu orang Indonesia dalam acara lokal. Ketidaksiapan Anda dalam menyiapkan aspek logistik akan merusak reputasi acara.

Anda bisa menyediakan surat undangan resmi yang jelas untuk untuk membantu proses aplikasi visa peserta maupun pembicara. 

Selain itu, Anda juga bisa membantu memberikan rekomendasi hotel untuk tempat mereka menginap.

Apabila kedua hal tersebut sulit mereka dapatkan, maka bisa dipastikan mereka akan berpikir ulang untuk datang ke acara Anda.

7. Perhatikan Detail Kecil Lainnya

Dalam skala internasional, detail-detail kecil pasti juga menjadi perhatian. Anda tidak boleh mengabaikannya begitu saja hanya karena tidak berhubungan langsung dengan acara.

Sebagai contoh dalam hal makanan. Sediakan opsi makanan halal, vegetarian, vegan, atau bebas gluten dengan label yang jelas. Sebab, orang luar negeri itu sangat ketat soal diet.

Contoh lainnya yaitu mengenai etika. Pahami protokol dasar komunikasi antarbudaya dengan negara lain agar mereka merasa dihargai. Jangan melakukan hal-hal yang bisa membuat mereka merasa tersinggung.

Itulah dia berbagai tips menyelenggarakan konferensi internasional agar berjalan sukses. 

Sebagaimana penjelasan di atas, penggunaan fasilitas multi-bahasa menjadi salah satu kunci kesuksesan konferensi internasional.

Maka dari itu, Anda harus menyiapkan alat interpreter terbaik. Agar semua proses terutama komunikasi multibahasa menjadi lancar dan peserta mengerti dengan isi materi.

Bagi Anda yang akan mengadakan acara di Surabaya, sewa alat interpreter terbaik di Surabaya tentunya hanya di IndoConference. Kami memiliki teknologi interpreter simultan modern dan andal. Yuk, sukseskan acara bersama Indonesia Conference.